Huishoudelijk Reglement
Wij hebben hard gewerkt om voor jullie deze prachtige plek neer te zetten die van alle faciliteiten is voorzien en schoon, warm en netjes is. Om er voor te zorgen dat de gasten die ná jullie komen ook dezelfde ervaring hebben als jullie vragen wij om rekening te houden met een aantal zaken. Zodat het “Domein Heideven” over 20 jaar nog net zo’n fijne en mooie plek is.
Onthaal en Inventaris:
- De kosten voor de huur van het gebouw / de gebouwen dienen vóóraf betaald te worden. Dit geldt ook voor de borg.
- Het moment van aankomst moet uiterlijk 1 week van te voren aangegeven worden, met een bevestiging per telefoon of sms 30 minuten voor daadwerkelijke aankomst..
- Voor de gasten in Kamphuis en Vennekens, zij dienen uiterlijk op het moment van aankomst een deelnemerslijst te overhandigen met naam, voornaam en de geboortedata van alle deelnemers van de verblijvende groep aan de verantwoordelijke van Domein Heideven.
- Voor de gasten in Kamphuis en Vennekens : de verantwoordelijke van Domein Heideven overloopt bij aankomst van de verblijvende groep samen met de groepsverantwoordelijke(n) de afspraken, het inventaris, de meterstanden water, gas en elektra, en veiligheidsvoorschriften van het domein. Er wordt tussen partijen een tegensprekelijke staat van bevinding opgemaakt van alle aanwezige roerende en onroerende bestanddelen van Domein Heideven. Na vertrek zullen wederom het inventaris en de meterstanden gecontroleerd worden en zal er opnieuw een tegensprekelijke staat van bevinding opgemaakt worden.
- Bij het ontbreken van bestanddelen van de aanwezige inventaris, of bij beschadigingen zal dit in rekening gebracht worden. De verblijvende groep verbindt zich ertoe de schade op voorlegging van de schadebestekken/kostenramingen door Heideven integraal en zonder verwijl aan Heideven te vergoeden.
- Tijdens de eindschoonmaak, na vertrek van de verblijvende groep, zal door één van de medewerkers van Heideven de inventaris nagekeken worden. Indien er tijdens deze controle items blijken te ontbreken en/of beschadigd te zijn, welke bij vertrek niet vermeld werden door de verblijvende groep, worden deze alsnog aangerekend op de eindfactuur.
- Voor de gasten van het Kamphuis en Vennekens wordt afvalverwerking achteraf in rekening gebracht.
- Alle aanwezigen moeten verzekerd zijn in burgerlijke aansprakelijkheid.
- Bij zelfkook dient men bij aankomst de inventaris van het keukenmateriaal en het eetgerief / servies te controleren.
- Voor de gasten in Kamphuis en Vennekens is er tijdens het verblijf steeds minstens één verantwoordelijke van de groep. Heideven acht dit uiterst voornaam.
- De gasten in Kamphuis en Vennekens dienen zelf te zorgen voor badhanddoeken, washandjes, toiletgerief, toiletpapier…
- Voor de gasten in Kamphuis en Vennekens die volpension hebben geboekt helpt de groep steeds met het klaar zetten en afruimen van de tafels, het opdienen, het afdrogen en het proper houden van de gebruikte lokalen.
Camerabewaking:
- Op het gehele terrein en in de openbare ruimten van het Kamphuis “Heideven” zijn bewakingscamera’s aanwezig. Deze dienen alleen voor bewaking van het gebouw met haar aanwezige inventaris en voor de veiligheid van de bezoekers.
- De verantwoordelijke van de site zal de beelden alleen in real time bekijken om onmiddellijk in te grijpen bij misdrijven, schade of het verstoren van de orde.
- De beelden worden alleen bewaard om bewijzen te verzamelen over misdrijven of schade, en om daders, getuigen of slachtoffers op te sporen. De beelden worden niet langer dan één maand bewaard, tenzij de opgenomen beelden kunnen dienen om een misdrijf aan te tonen, een bewijs te leveren tegen een dader of een getuige of een slachtoffer te identificeren.
Motorrijtuigen:
- Gemotoriseerd vervoer op de site is niet toegelaten, doch slechts op de daartoe voorziene parkeerplaatsen.
- De doorgang aan de achterzijde van het Kamphuis dient ten alle tijde vrij gehouden te worden om hulpdiensten toegang te kunnen verlenen.
Gebouwen en terreinen:
- Als er geen ander verblijf bij gehuurd wordt is de toegang tot deze andere verblijven met bijbehorende terreinen ten strengste verboden.
- Het gebruik van de aangrenzende terreinen is slechts geoorloofd met voorafgaande, schriftelijke toestemming van de eigenaar en conform de voorwaarden door hem/haar gestipuleerd.
- Voor de gasten in het Kamphuis is het verboden om de beneden gelegen vertrekken aan te wenden tot slaapruimten.
- Voor de gasten in het Kamphuis vragen we om de tafels en stoelen uit de dagzalen en eetzaal/refter niet buiten te gebruiken. Enkel tafels en stoelen welke door de verantwoordelijke van Heideven hiertoe ter beschikking worden gesteld, mogen hiervoor aangewend worden.
- Voor de gasten in het Kamphuis : het is ten strengste verboden op het dak te betreden, wanneer dit toch gebeurt zal alle veroorzaakte schade verhaald worden op de overtreder met een minimum van € 750,-.
- Gelieve geen balspelen te doen in de onmiddellijke nabijheid van de gebouwen. Vraag aan de verantwoordelijke van Heideven welke terreinen hiervoor ter beschikking worden gehouden.
- Elke beschadiging, binnen of buiten, dient spontaan gemeld te worden aan de verantwoordelijke van Heideven en wordt integraal in rekening gebracht. De deelnemers staan ook in voor de mogelijke beschadigingen aangebracht door bezoekers van de site.
- Indien er een BBQ gebruikt wordt mag deze enkel op de verharde ondergrond geplaatst worden en niet op het gras. Indien wij moeten vaststellen dat dit toch gedaan werd en als hierdoor brandplekken ontstaan zijn dan moeten wij deze schade aanrekenen bij de eindafrekening.
- We vragen uitdrukkelijk om geen nagels, spijkers, nietjes of plakband aan te brengen op deuren, muren, pilaren en plafonds.
- Het is verboden het schrijnwerk, de vloeren, de pilaren, de muren en plafonds met alle roerende en onroerende bestanddelen, zowel binnen als buiten, evenals de plafonds en pilaren van de terrassen en de trappen aan te wenden voor kleur-, plak-, schilder- en knutselwerk in de ruime zin van het woord. Gebeurt dit toch dan zullen alle beschadigingen, hoe gering ook, in rekening gebracht worden aan de prijzen die worden aangerekend door een erkend vakman geroepen door Heideven om de kwestieuze bestanddelen of ruimten terug in hun oorspronkelijke staat te brengen.
- Respecteer de beveiligingsapparatuur, misbruik (afplakken, afdekken, verwijderen enz..) wordt vergoed door de verblijvende groep aan een vastgesteld bedrag van € 50,- per afgedekte beveiligingsapparatuur.
De industriële grootkeuken en de bar in Kamphuis Heideven:
- Lees aandachtig de handleiding voor het betreffende apparaat, deze ligt duidelijk zichtbaar in de keuken.
- Gebruik van alle apparaten is op eigen risico.
- De bar met bijbehorende taps mogen alleen gebruikt worden indien deze bij gehuurd worden tijdens het verblijf. Uitleg van gebruik zal dan apart plaats vinden.
- Wanneer de bar niet bij gehuurd wordt dan wordt deze afgesloten d.m.v. elektrische rolluiken. Het is verboden om deze zelf te bedienen.
Slaapkamers in Kamphuis Heideven en verblijf Vennekens:
- Op alle slaapzalen en in de gang (van het Kamphuis) boven zijn lockers voorzien met een nummer. De code en handleiding voor gebruik wordt bij aankomst aan de verantwoordelijke van de groep gegeven.
- Er is per persoon 1 kussen voorzien op de kamer, lakenpakketten (hoeslaken, kussensloop, dekbed en dekbedovertrek) dienen steeds vooraf besteld te worden. Indien een lakenpakket besteld wordt, wordt dat op de kamer klaargelegd.
- Indien men geen lakenpakket wenst te bestellen dient men altijd een hoeslaken en een kussensloop te gebruiken, ook indien men slaapzakken gebruikt.
- De matrassen dienen op het bed te blijven.
- In de slaapvertrekken mag niet gegeten of gedronken worden.
- Geen schoenen op de bedden.
- Er mag niet met de bedden geschoven worden. Elke beschadiging door het verschuiven van de bedden aan de aanwezige inventaris en zowel de roerende als onroerende bestanddelen geeft aanleiding tot het betalen van een schadevergoeding.
(Brand)Veiligheid:
- Er zijn brandblussers voorzien in de keuken, begane grond en op de bovenverdieping. Tevens is er een brandslang op de benedenverdieping. Nooduitgangen zijn aangeduid door middel van nood-verlichting en pictogrammen. Al deze doorgangen dienen vrij gehouden te worden.
- Bij de nooduitgangen zijn duidelijke evacuatieplannen te zien.
- Bij misbruik van brandhaspels, brandblussers en rookdetectors wordt er een boete van € 100 aangerekend, en worden alle kosten in rekening gebracht van de aangerichte schade.
- Er is een ingerichte EHBO ruimte (in Kamphuis Heideven) voorzien op de beneden verdieping.
- Er is een complete EHBO kist voorzien in de keuken.
Roken:
- Er geldt op de site Heideven een algemeen rookverbod in alle overdekte ruimten.
- Roken kan op de daartoe aangewezen plaatsen.
- Het is ten strengste verboden sigaretten peuken in het gras, op de stoep, in de tuin of op iedere andere plek dan een asbak te werpen.
Huisdieren:
- Huisdieren en andere dieren zijn niet toegelaten in de gebouwen. Dieren zijn wel toegelaten in de paardenstallingen als deze voorafgaandelijk gehuurd werden.
Kampvuur:
- Kampvuur mag enkel gehouden worden in de daartoe voorziene kampvuurkring. Spreek met de verantwoordelijke van Heideven af wanneer en onder welke voorwaarden een kampvuur mag ontstoken worden, dit hoofdzakelijk omwille van de vergunningen van overheidswege welke hiervoor vereist zijn. Op het kampvuur mag enkel sprokkelhout gebruikt worden of zelf meegebracht hout. In geen geval worden bomen beschadigd of geveld. Schade dient vergoed te worden overeenkomstig een door een erkende boomverzorger opgemaakt schadebestek. Alle restanten (as uitgezonderd) welke achterblijft op de kampvuurplaats, wordt door een erkend vakman geroepen door Heideven tegen vergoeding afgevoerd naar het containerpark.
Alle transport- en stortkosten worden hierbij integraal in rekening gebracht van de verblijvende groep.
Milieu:
- Heideven is een groen domein. We vragen daarom om alle afval zorgvuldig te sorteren in de daartoe bestemde containers op de daartoe bestemde plaatsen. Heb respect voor de natuur rondom Heideven. Respecteer de eigendommen van anderen.
- Spring zuinig om met water en energie.
Omgeving:
- In de bossen rondom de site “Heideven” geldt het bosdecreet. Het betreden van de bospaden is enkel toegelaten van zonsopgang tot zonsondergang.
- De weiden met paarden gelegen naast de site “Heideven” zijn privé-eigendom en horen NIET bij de site. De paarden dienen niet gevoerd te worden, of op enigerlei wijze verstoord te worden.
Nachtrust:
- Stilte op de site van 23.00 hr. tot 07.00 hr. ! Geluidsversterking is buiten niet toegestaan, dan met schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke van Heideven.
(Eind)schoonmaak Kamphuis Heideven en verblijf Vennekens:
- De verblijvende groep zal dagelijks en wanneer nodig zorg dragen dat de sanitaire ruimten en andere ruimten gepoetst worden.
- De verblijvende groep zal dagelijks en wanneer nodig vuilnis uit de vuilnisbakken halen en in de daarvoor bestemde containers doen.
- Op de dag van vertrek dienen alle slaapvertrekken (in Kamphuis Heideven) om 11.30 u ontruimd te zijn, tenzij schriftelijk tussen partijen anders is overeen gekomen.
- Voor vertrek dient de groepsverantwoordelijke er zorg voor te dragen dat alle afval in de daarvoor voorziene bakken wordt gedeponeerd.
- Voor vertrek dient het hele gebouw veegschoon te zijn, de gebruikte lokalen dienen opgeruimd te zijn en alles terug op de juiste plaats gezet door de groep.
- Gebruikte lakenpakketten van Heideven dienen verzameld te worden.
Veiligheidsvoorzieningen
Heideven acht de veiligheid van de site van primordiaal belang en rustte hiertoe de site uit met een uitgebreid alarm-, brand-, gas- en cameradetectiesysteem. Pictogrammen duiden aan waar deze cameradetectie binnen aanwezig is.
De refter van het Kamphuis heeft drie nooduitgangen naar buiten, de grootkeuken heeft er één. De slaapzalen boven in het Kamphuis zijn alle gecompartimenteerd en hebben elk een aparte uitgang naar de brede overloop die uitkomt op de nooduitgangen links en rechts in het gebouw. Iedere slaapzaal is voorzien van branddetectie, aangesloten op onze brandcentrale met sirene.
Het brandalarm is overal hoorbaar en wordt in werking gesteld door rookmelders of druktoetsen, duidelijk in kaart gebracht met pictogrammen, zowel op het gelijkvloers als op het verdiep.
Op diverse, met pictogrammen aangeduide plaatsen, hangen voldoende brandblussers om bij brand de vlammen zelf te kunnen bestrijden in afwachting van de komst van de hulpdiensten.
Er geldt een algemeen rookverbod in alle gebouwen van de site.
De gastoevoeren kunnen buiten afgesloten worden. Onze technische ruimte is voorzien van een gasdetectiesysteem, aangesloten op onze centrale met sirene. Ook hier kunnen alle toevoeren worden afgesloten.
Bij stroomuitval treedt onze noodverlichting in werking, her en der aangeduid met pictogrammen .
Misbruik van onze nooduitgangen of beveiligingsapparatuur zal streng beboet worden.
Ontruimingsplan:
Hoofzakelijk voor verblijvende groepen in het Kamphuis en verblijf Vennekens.
- Bij onraad dient de begeleiding zich zoveel mogelijk tussen haar deelnemers te begeven.
- De bovenverdieping dient men te ontruimen via de noodtrap aan de achterzijde van het Kamphuis.
- Iedereen verzamelt zich nadien achter de kampvuurplaats in de tentenweide achter het gebouw.
- Naamafroeping zal hier gebeuren aan de hand van de aanwezigheidslijsten die bij het begin van het verblijf dienen te worden achtergelaten. Het is dus belangrijk dat deze lijsten volledig zijn.
- Vluchtwegen, blustoestellen, slanghaspels en alarmmeldingen staan duidelijk aangegeven op het ontruimingsplan.
- Overtuig je ervan, als begeleiding, bij aankomst dat alle nooduitgangen functioneel zijn. In geval van onregelmatigheden moet de verantwoordelijke van Heideven onmiddellijk verwittigd worden.
- De instructies van de verantwoordelijke van Heideven moeten stipt nageleefd worden.
- Een mogelijke vuurhaard kan bestreden worden met de aanwezige middelen maar het ontruimingsplan dient onverwijld uitgevoerd te worden.
